Cumplimiento de inmigración del empleador

Los empleadores son responsables de verificar la identidad y la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos. Debe completar un formulario I-9 para sus empleados y debe tomar otras precauciones para protegerse de las consecuencias negativas del incumplimiento de inmigración.

Cumplimiento de inmigración del empleador

Los empleadores son responsables de verificar la identidad y la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos. Debe completar un formulario I-9 para sus empleados y debe tomar otras precauciones para protegerse de las consecuencias negativas del incumplimiento de inmigración. Nuestros abogados de inmigración con experiencia de Poarch Thompson Law, pueden ayudarlo a comprender sus obligaciones y cumplirlas, reduciendo su responsabilidad. Estos son los conceptos básicos del cumplimiento de inmigración del empleador y las respuestas a las preguntas más comunes.

Un aumento en las auditorías para verificar el cumplimiento de las obligaciones del empleador

Hemos visto un aumento dramático en la frecuencia de las auditorías para verificar el cumplimiento de inmigración del empleador. La Administración Trump busca crear una «cultura de cumplimiento» para aquellos quienes emplean a inmigrantes. Este cambio de política tiene la intención de desalentar a los inmigrantes ilegales, ya que pocas personas elegirían ingresar a un país donde saben que no podrán encontrar trabajo.

Como ahora es probable que se audite, es más importante que siempre se asegure de que su organización cumpla con la ley de inmigración.

Formulario I-9

El I-9, o formulario de verificación de elegibilidad de empleo, es la base de la responsabilidad de inmigración. Debe tener a mano un formulario I-9 para cada empleado. Debe completar el formulario dentro de los tres días posteriores a la contratación del empleado. En el formulario, debe indicar el estado migratorio del empleado. Pueden ser ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes o con una visa que les permita tener autorización de trabajo en los Estados Unidos.

¿Qué sucede si no cumplo con la ley?

Si no puede presentar un formulario I-9 para sus empleados, se le puede poner una multa de hasta $ 4,313 por empleado ilegal. Si es la segunda vez que ha sido penalizado, la multa aumenta a un máximo de $ 10,781. Por tercera vez y más, puede enfrentar multas de $ 21,563 por empleado.

Recuerde, estas multas solo se aplican si el gobierno puede demostrar que contrató con conocimiento a un empleado ilegal. Si sigue las mejores prácticas que se enumeran a continuación, es probable que no lo multen si comete un error honesto.

¿Todos los que contrato deben demostrar que son legalmente elegibles para trabajar en los Estados Unidos?

Sí, todos los empleados deben demostrar que pueden trabajar legalmente en los Estados Unidos. Pueden presentarle un pasaporte vigente, un residencia permanente, una tarjeta de autorización de empleo o algunos otros documentos junto con prueba de identidad. Asegúrese de que estos documentos no hayan expirado.

¿Cómo puede un empleador asegurarse de que los documentos que presenta un empleado sean auténticos?

El proceso de verificación es sencillo. Inspeccionar los documentos. Asegúrese de que no hayan expirado, que razonablemente parezcan auténticos y se relacionen con la persona que los presentó. No acepte fotocopias.

Puede, pero no es obligatorio, usar el sistema E-Verify para verificar la elegibilidad de empleo en línea.

¿Qué sucede si la información proporcionada por el empleado y el gobierno no coincide?

Si encuentra que un registro que el empleado proporcionó no coincide con la información del gobierno, no puede despedir, suspender ni tomar medidas contra este empleado. En cambio, tiene que darle la oportunidad de corregirlo. Asegúrese de haber copiado la información con precisión, luego pregúntele al empleado. Debe corregir un error de su parte en 30 días.

Si el empleado cree que el registro del gobierno es incorrecto, debe pedirle que lo corrija él mismo. Tienen 90 días para comunicarse con la SSA o USCIS y avisarle cuando se resuelva el problema.

Si no corrigen el error o no completan el proceso de verificación después de esos 90 días, debe despedirlos.

Las mejores prácticas que los empleadores pueden usar para protegerse

Siempre que haga su diligencia debida para cumplir con la ley, evitará la sanción. Estas son las mejores prácticas que le recomendamos seguir:

  • I-9: Complete el I-9 con precisión y a tiempo. Guarde varias copias y asegúrese de que esté seguro si se almacena digitalmente.
  • Representación legal: Surgirán circunstancias inusuales. Asegúrese de tener abogados con experiencia en leyes de inmigración que puedan asesorarlo.
  • Proceso de verificación: Cuando verifique a los empleados, discuta su estado migratorio en una habitación privada o fuera del lugar. Es su responsabilidad mantener privada la información de sus empleados. Además, asegúrese de hacer un seguimiento de cualquier cosa sospechosa.
  • Auto-auditorías: Especialmente en organizaciones medianas y grandes, las auto-auditorías pueden ayudarlo a asegurarse de que todo su personal siga el procedimiento y que se esté protegiendo de la responsabilidad.
  • E-Verify: Aunque es opcional, úselo. Ser proactivo es siempre la mejor manera de protegerse.
  • Contratistas: Si utiliza contratistas o subcontratistas, aún puede ser responsable del cumplimiento de las obligaciones de inmigración de su empleador. Haga un seguimiento con ellos y descubra cuáles son sus políticas de cumplimiento.

Almacenar formularios I-9 electrónicamente

Si va a almacenar formularios I-9 electrónicamente, debe tomar medidas de seguridad razonables para protegerlos. Asegúrese de que sean precisos y que no se eliminen o pierdan. Asegúrese de poder imprimirlos en una copia impresa y de que se pueden buscar.

Discriminación y excepciones a las leyes de discriminación

A menudo es confuso notar la diferencia entre discriminar contra el estado migratorio de alguien y seguir la ley para evitar el empleo de un inmigrante ilegal. Existen leyes contra la discriminación por motivos de origen nacional. Es mejor esforzarse por tratar a todos los empleados por igual y contratar asesoría legal para ayudarlo a guiarlo.

¿Tiene un empleador el derecho de despedir a un empleado que no proporciona los documentos legales?

Su empleado puede presentarle los documentos en tres días o presentarle un recibo de los documentos de reemplazo si se han perdido (también dentro de los tres días). Tienen 90 días a partir de la fecha en que le entregaron el recibo para entregarle los documentos reales.

Si el empleado no le da nada en tres días, puede y debe despedirlos. Si le entregan un recibo pero no le entregan los documentos reales en 90 días, puede y debe despedirlos. Incluso, un día adicional puede abrir su negocio y puede tener responsabilidad y multas.

¿Qué sucede si completo un formulario I-9 para un empleado, pero ICE descubre que no es elegible para trabajar en los Estados Unidos?

Mientras haya tomado todas las medidas razonables para garantizar que el empleado sea legal, el gobierno federal no tendrá un caso en su contra para imponer sanciones y multas. Siga nuestras mejores prácticas e investigue cualquier cosa que parezca sospechosa, y usted debería estar bien.

Sin embargo, tendrá que despedir a la persona que ICE determinó que no es elegible para trabajar en los Estados Unidos.

¿Qué puede hacer si un posible empleado no tiene autorización de trabajo?

Muchos extranjeros buscan empleo en los Estados Unidos con la esperanza de que un empleador los patrocine para que puedan trabajar aquí. Si alguien ha sido honesto con usted de que actualmente no tiene autorización de trabajo, puede buscar patrocinarlo.

¿Cómo Poarch Thompson Law puede ayudar?

El cumplimiento de la inmigración por parte del empleador es bastante complejo, y las infracciones conllevan severas sanciones. La orientación de los abogados de inmigración con experiencia en Poarch Thompson Law puede ayudarlo a limitar su responsabilidad y cumplir con la ley. Podemos ayudarlo a desarrollar una política por escrito para tratar con la autorización de trabajo que lo guiará u ofrecerá asesoramiento para circunstancias inusuales. Comuníquese con nosotros hoy.

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(540) 387-1005

Aviso legal

Los resultados del caso del cliente dependen de una variedad de factores únicos de cada caso. Los éxitos pasados no predicen ni garantizan éxitos futuros.